למה הודעות וואטסאפ אוטומטיות למלונות וצימרים הפכו לחובה בענף האירוח?
בישראל, ערוץ התקשורת העיקרי בין עסקים ללקוחות הוא WhatsApp. בעוד שדואר אלקטרוני זוכה לאחוזי פתיחה נמוכים של כ-20% בלבד, הודעות WhatsApp נפתחות ביותר מ-95% מהמקרים תוך דקות ספורות. עבור מנהלי מלונות, מתחמי צימרים, וילות נופש ומלוניות, הטמעת הודעות וואטסאפ אוטומטיות למלונות וצימרים אינה רק שדרוג שירותי — היא כלי תפעולי שמבטל עשרות שיחות טלפון ביום, מונע טעויות אנוש ומייעל את חוויית האורח מרגע סגירת ההזמנה ועד העזיבה.
מערכת ROI-PMS משלבת מודול תקשורת חכם השולח הודעות מותאמות אישית באופן אוטומטי לחלוטין לפי שלבי השהות של האורח, ללא צורך בהקלדה ידנית או בהעתק-הדבק של מספרי טלפון.
סוגי הודעות WhatsApp אוטומטיות לאורחי המלון והצימר
המערכת מאפשרת להגדיר תרחישי שליחה מתוזמנים לפי אירועים ביומן ההזמנות:
- אישור הזמנה מיידי: ברגע שהזמנה נכנסת ממנוע ההזמנות הישיר או מערוץ חיצוני, נשלחת הודעת וואטסאפ הכוללת את פרטי ההזמנה, מדיניות הביטול וקישור מאובטח להשלמת תשלום או פיקדון.
- תזכורת והנחיות הגעה (24 שעות לפני הגעה): האורח מקבל מיקום ב-Waze, הסבר על חניה, שעות קבלה והנחיות מיוחדות לכניסה למתחם.
- צ'ק-אין דיגיטלי וקוד כניסה: ביום ההגעה, האורח מקבל קישור למילוי טופס צ'ק-אין דיגיטלי כולל צילום תעודה מזהה, ומיד לאחריו קוד אישי למנעול החכם או לשער המתחם.
- ברוכים הבאים ומידע על השהות: לאחר הכניסה לחדר, נשלחת הודעה קצרה עם פרטי רשת ה-Wi-Fi, הוראות הפעלה למזגן או לג'קוזי וקישור ישיר לפורטל שירות האורח להזמנת מגבות, אוכל או טיפולי ספא.
- תזכורת צ'ק-אאוט וחשבונית: בבוקר העזיבה נשלחת תזכורת על שעת היציאה, לצד קישור להורדת חשבונית מס קבלה חתומה דיגיטלית.
- בקשת ביקורת ודירוג: כמה שעות לאחר העזיבה, נשלחת הודעה חמה המבקשת מהאורח לדרג את החוויה בגוגל או בערוץ ההזמנה, מה שמגדיל ישירות את כמות הביקורות החיוביות של העסק.
יתרונות האוטומציה עם ROI-PMS
ניהול הודעות מתוזמנות דרך מערכת ה-PMS המרכזית חוסך שעות עבודה יקרות של צוות הקבלה ומעניק יתרונות בולטים:
- סנכרון מלא עם נתוני ההזמנה: ההודעות מושכות אוטומטית שדות דינמיים כגון שם האורח, תאריכי שהות, מספר חדר, יתרת תשלום וקוד כניסה אישי.
- תמיכה בריבוי שפות: המערכת מזהה את שפת האורח (עברית, אנגלית, ערבית, רוסית ועוד 5 שפות נוספות) ושולחת את ההודעה המתאימה בשפתו.
- שילוב עם מנעולים חכמים: קוד המנעול שנוצר במערכת מועבר ישירות להודעת הוואטסאפ ללא צורך בהתערבות ידנית של מנהל המתחם.
- צמצום שיחות טלפון נכנסות: אורחים שמקבלים מידע מקיף ומדויק מראש אינם מתקשרים לשאול על סיסמת אינטרנט, שעות הגעה או דרכי גישה.
כמה שעות עבודה תוכלו לחסוך בכל חודש?
מתחם אירוח ממוצע עם 8 יחידות ו-40 הזמנות בחודש מקדיש כ-15 דקות של מענה טלפוני, שליחת הודעות ידניות והסברים לכל אורח — סך הכל כ-10 שעות עבודה חודשיות רק על תקשורת בסיסית. במלון בוטיק עם 25 חדרים מדובר על עשרות שעות עבודה של עובדי קבלה. מעבר לשימוש בהודעות וואטסאפ אוטומטיות למלונות וצימרים דרך ROI-PMS משחרר את הצוות להתמקד באירוח פיזי איכותי ובמכירות נוספות במקום במתן מענה להודעות שגרתיות.