תקשורת אוטומטית שחוסכת שעות עבודה ומשפרת את שביעות רצון האורחים
בישראל, אימייל הוא כבר מזמן לא ערוץ תקשורת מספק עבור אורחים במלונות ובצימרים. אורח ממוצע אינו בודק את תיבת הדואר הנכנס בזמן נסיעה או חופשה, אך לעומת זאת הוא פותח הודעות WhatsApp ו-SMS בתוך פחות מ-3 דקות. מערכת הודעות אוטומטיות של ROI-PMS מחברת בין יומן ההזמנות לבין ערוצי ההודעות המרכזיים של האורח, ומאפשרת לשלוח את המידע הנכון, בזמן המדויק, מבלי שצוות הקבלה יצטרך להקליד שום דבר ידנית.
אילו הודעות נשלחות באופן אוטומטי לאורך מחזור שהות האורח?
המערכת מאפשרת להגדיר תבניות מותאמות אישית עם שדות דינמיים (שם האורח, תאריכי שהות, מספר חדר, קישורים אישיים ועוד), שנשלחות לפי טריגרים מוגדרים מראש:
- אישור הזמנה מיידי: ברגע שהזמנה נכנסת ממנוע ההזמנות הישיר או מערוץ חיצוני, האורח מקבל הודעת וואטסאפ חגיגית עם פרטי ההזמנה ומדיניות האירוח.
- טרום הגעה (Pre-Arrival): כ-24 עד 48 שעות לפני הצ'ק-אין, נשלח קישור למילוי פרטים מקדים (צ'ק-אין דיגיטלי), מיקום בוייז (Waze) והנחיות חניה.
- יום ההגעה וקוד כניסה: ביום האירוח בשעה שתקבעו, האורח מקבל את קוד המנעול החכם לדלת החדר, קוד לשער החשמלי וסיסמת ה-Wi-Fi.
- מהלך השהות: שליחת קישור לפורטל השירות של המלון, הכולל תפריט שירות חדרים, הזמנת טיפולי ספא והמלצות על אטרקציות ומסעדות באזור.
- יום העזיבה: תזכורת ידידותית על שעת הצ'ק-אאוט, הנחיות עזיבה וקישור אוטומטי לחשבונית מס/קבלה דיגיטלית שהופקה כחוק.
- בקשת ביקורת לאחר עזיבה: הודעה מעוצבת המזמינה את האורח לדרג את השהות בגוגל או בטריפ אדווייזר, דבר שמגדיל ישירות את הדירוג של המתחם ברשת.
איך המערכת עובדת בפועל מאחורי הקלעים?
המערכת מבוססת על אינטגרציה מלאה בין מנוע ההזמנות, ניהול החדרים ומערכות החומרה של המתחם. אין צורך לשלוח הודעות מטלפון סלולרי פרטי או להעתיק מספרי טלפון לאנשי קשר.
1. התאמת תבניות ושפות
ניתן לנסח תבניות הודעה בעברית, אנגלית ובשפות נוספות. המערכת מזהה את שפת ההזמנה של האורח ושולחת לו את התבנית המתאימה אוטומטית.
2. סנכרון עם מנעולים חכמים
המערכת מושכת את הקוד שנוצר עבור האורח במנעול החכם ומשלבת אותו ישירות בתוך הודעת הוואטסאפ ביום ההגעה, לצד הוראות תפעול ברורות.
3. הגנה מפני תקלות והודעות כפולות
כל הודעה מתועדת בכרטיס ההזמנה ב-PMS. צוות הקבלה יכול לראות בדיוק מתי נשלחה כל הודעה, האם נקראה, ואף להמשיך את השיחה מול האורח מתוך ממשק הניהול המרכזי.
היתרונות העסקיים של אוטומציית הודעות
- חיסכון של עשרות שעות חודשיות: הפחתה של עד 80% בשיחות הטלפון לקבלה בשאלות חוזרות כמו "איך נכנסים?", "מה סיסמת הוואיפיי?" ו-"מתי צריך לפנות?".
- אפס חיכוך בעת הגעה: האורח מגיע מוכן, נכנס עצמאית לחדר ללא המתנה בתור לקבלה ונהנה מחוויית אירוח מודרנית וחלקה.
- הגדלת הכנסות מתוספות: שליחת הצעות לשדרוגים (ארוחות בוקר, בקבוק יין, צ'ק-אאוט מאוחר) ישירות לוואטסאפ מובילה לאחוזי המרה גבוהים משמעותית מאימייל.
- שיפור בדירוגים ובמוניטין: פנייה יזומה לקבלת חוות דעת בסיום השהות מגדילה את כמות הביקורות החיוביות שלכם בפלטפורמות המובילות.