תקשורת מהירה ואפקטיבית בערוץ שהאורחים באמת פותחים
בעולם האירוח המודרני, הודעות דוא"ל הולכות ומאבדות מאחוזי הפתיחה שלהן, בעוד הודעות WhatsApp נפתחות בתוך דקות ספורות בלמעלה מ-90% מהמקרים. בעלי מלונות, צימרים ודירות נופש בישראל מבזבזים שעות רבות מדי יום על הקלדה ידנית של הודעות חוזרות: שליחת אישורי הזמנה, הנחיות הגעה, קודי פתיחה למנעולים חכמים ובירורי שעת הגעה. מערכת ROI-PMS הופכת את כל התהליך הזה לאוטומטי לחלוטין, מקצועי ומתוזמן במדויק.
איך עובדת אוטומציית הוואטסאפ במערכת ROI-PMS?
המערכת מחברת בין יומן ההזמנות המרכזי לבין ערוץ ה-WhatsApp של העסק, ומאפשרת הגדרת תרחישים אוטומטיים לפי אירועים ולוחות זמנים מוגדרים מראש:
- אישור הזמנה מיידי: ברגע שהזמנה נוצרת במערכת (מהאתר הישיר, מ-Booking.com או מ-Airbnb), נשלחת הודעת וואטסאפ מותאמת אישית הכוללת את פרטי ההזמנה, קישור לפורטל השירות ותנאי הביטול.
- טרום הגעה (24 שעות לפני הצ'ק-אין): שליחת קישור לטופס רישום דיגיטלי, העלאת צילום תעודה מזהה ואיסוף בקשות מיוחדות לפני שהאורח מגיע לדלפק.
- שליחת קוד כניסה והנחיות הגעה: ביום ההגעה, לאחר שהחדר סומן כנקי ומוכן במערכת משק הבית, האורח מקבל בוואטסאפ קישור לווייז, קוד פתיחה אישי למנעול החכם ופרטי התחברות ל-Wi-Fi.
- במהלך השהייה: הודעת בוקר טוב עם קישור להזמנת ארוחות, טיפולי ספא או שירות חדרים ישירות דרך פורטל האורח.
- צ'ק-אאוט ומשוב: שליחת חשבונית מס וקבלה דיגיטלית בבוקר העזיבה, יחד עם בקשה לדירוג השהייה בגוגל או בפלטפורמות ההזמנה.
התאמה אישית מלאה ותמיכה רב-לשונית
כל מתחם אירוח מתאפיין בשפה ובסגנון ייחודיים. ב-ROI-PMS ניתן לעצב תבניות הודעה מותאמות אישית הכוללות שדות דינמיים כמו שם האורח, שם החדר או הסוויטה, תאריכי שהייה, סכומי תשלום וקודים ייחודיים. בנוסף, המערכת מזהה את שפת האורח ושולחת את ההודעה בשפתו המועדפת מתוך 8 שפות נתמכות, כולל עברית מלאה (RTL), אנגלית, ערבית, רוסית ועוד.
היתרונות העסקיים של אוטומציית וואטסאפ למתחם האירוח
1. חיסכון דרמטי בזמן צוות הקבלה
במקום להתקשר לכל אורח או לענות ידנית על שאלות נפוצות כמו "איפה חונים?" או "מה הסיסמה לאינטרנט?", המידע מגיע אל האורח באופן יזום וברור בדיוק ברגע הנכון.
2. צמצום שיחות ואי-הבנות בעת ההגעה
כאשר האורח מקבל את המיקום המדויק, דרכי הגישה והוראות הכניסה ישירות לנייד, תהליך הקבלה מתנהל בצורה חלקה ושקטה, גם במתחמים הפועלים בצ'ק-אין עצמי ללא עמדת קבלה מאוישת.
3. הגדלת הכנסות משירותים נלווים
שליחת הודעה מתוזמנת עם אפשרות להזמין ארוחת בוקר, בקבוק יין, עיסוי או יציאה מאוחרת (Late Check-out) מגדילה משמעותית את ההכנסה הממוצעת לכל הזמנה ללא כל מאמץ מכירתי מצד הצוות.
4. שיפור ציון הביקורות (Reviews)
תקשורת רציפה ומיידית מעניקה לאורח תחושת ביטחון ורמת שירות של מלון יוקרה. שליחת בקשת דירוג מתוזמנת היטב מעלה את כמות הביקורות החיוביות ברשת ומחזקת את המוניטין של העסק.
למי השירות מתאים?
השירות מתאים למלונות בוטיק, מלוניות, רשתות אירוח, מתחמי צימרים, וילות נופש ומפעילי דירות Airbnb המעוניינים לשדרג את חוויית האירוח, לייעל את שעות העבודה של הצוות ולספק שירות לקוחות מהיר, מקצועי ודיגיטלי.