תקשורת אוטומטית עם האורח: פחות שיחות טלפון, יותר שביעות רצון
אחד האתגרים הגדולים בניהול מלון, מלונית או מתחם צימרים הוא העומס התפעולי סביב שירות הלקוחות. אורחים מתקשרים שוב ושוב כדי לברר מה שעת ההגעה, כיצד מגיעים לחניה, מה הסיסמה ל-Wi-Fi או מה הקוד לשער הכניסה. כאשר התקשורת מתבצעת באופן ידני, הצוות מבזבז שעות יקרות בשיחות חוזרות ובשליחת הודעות מועתקות, מה שיוצר צוואר בקבוק בקבלה ופוגע בחוויית האירוח.
מערכת ההודעות האוטומטית של ROI-PMS מחברת בין יומן ההזמנות לבין ערוצי התקשורת המובילים בישראל – WhatsApp ו-SMS. המערכת מזהה אירועים שונים במחזור חיי ההזמנה ושולחת לאורח הודעות מותאמות אישית בדיוק ברגע הנכון, ללא צורך בהתערבות ידנית של מנהל המתחם או פקיד הקבלה.
איך עובדת מערכת ההודעות ב-ROI-PMS לאורך שהות האורח?
המערכת בנויה לפי תרחישים מוגדרים מראש המכסים את כל שלבי האירוח:
1. אישור הזמנה מיידי וטופס רישום מוקדם
ברגע שנוצרת הזמנה חדשה (בין אם דרך מנוע ההזמנות הישיר ובין אם דרך ערוצי OTA), האורח מקבל הודעת וואטסאפ או SMS הכוללת את פרטי ההזמנה המלאים, אישור תשלום או מקדמה, וקישור למילוי פרטים אישיים (צ'ק-אין מוקדם) ישירות מהנייד.
2. תזכורת טרום-הגעה והנחיות נסיעה (24-48 שעות לפני ההגעה)
יומיים לפני מועד האירוח נשלחת הודעה חגיגית המזכירה לאורח את מועד הצ'ק-אין, מיקום מדויק ב-Waze, הסדרי חניה, מדיניות ביטול והנחיות לגבי שירותים מיוחדים (כגון ארוחת בוקר או כשרות).
3. שליחת קוד למנעול חכם ביום הצ'ק-אין
אם המתחם פועל במודל של כניסה עצמאית או בשעות לילה, המערכת שולחת אוטומטית ביום ההגעה את הקוד האישי למנעול החכם, הנחיות כניסה לחדר ופרטי רשת האינטרנט. הקוד מופעל בדיוק בשעת הצ'ק-אין ומתבטל בעת העזיבה.
4. תזכורת צ'ק-אאוט ואיסוף ביקורות בגוגל
בבוקר העזיבה נשלחת תזכורת ידידותית לגבי שעת הצ'ק-אאוט. מספר שעות לאחר היציאה מהמלון, האורח מקבל הודעת תודה הכוללת קישור ישיר להשארת ביקורת חיובית ב-Google או Tripadvisor, מה שמגדיל באופן משמעותי את כמות הביקורות החיוביות של העסק.
היתרונות העסקיים של הודעות אוטומטיות
- חיסכון של עשרות שעות עבודה בחודש: אין צורך להעתיק מספרי טלפון, לכתוב הודעות ידניות או לענות לאותן שאלות בסיסיות שוב ושוב.
- חוויית אורח מודרנית ויוקרתית: האורח מקבל את כל המידע שהוא צריך בנייד, ברור, מעוצב ובזמן אמת.
- מניעת אי-הבנות וטעויות: שעות הגעה, הנחיות תשלום ופרטי חדר מתועדים בכתב ומצמצמים חיכוכים מול האורחים.
- שיפור דירוג המלון ברשת: שליחה אוטומטית של קישור לביקורת מגדילה את יחס ההמרה של אורחים שמשאירים 5 כוכבים.
- תמיכה ברב-לשוניות: המערכת שולחת הודעות בעברית, אנגלית ובשפות נוספות בהתאם לשפת האורח שהוגדרה בהזמנה.
שליטה מלאה והתאמה אישית
ב-ROI-PMS כל בעל עסק שולט לחלוטין בנוסח ההודעות, בתזמונים ובמשתנים הדינמיים (כמו שם האורח, שם החדר, תאריכים וקישורים מותאמים). ניתן להגדיר תבניות נפרדות לסופי שבוע, לאמצע שבוע, לאורחים חוזרים או לאירועים מיוחדים, ובכך להעניק יחס אישי לכל לקוח מבלי להקדיש לכך דקה נוספת מהיום.