מערכת הודעות וואטסאפ ואוטומציה לאורחים במלונות וצימרים

תקשורת מהירה ומותאמת אישית עם האורח ישירות לוואטסאפ

וואטסאפ היא פלטפורמת התקשורת המובילה בישראל, עם אחוזי פתיחה של מעל 90%. מערכת ROI-PMS מחברת את יומן ההזמנות ומנוע הניהול ישירות למערך הודעות וואטסאפ ו-SMS אוטומטי, ומאפשרת לשלוח לאורחים בדיוק את המידע הנכון, ברגע הנכון, מבלי שהצוות בקבלה יצטרך להקליד שוב ושוב את אותן ההודעות.

במקום להתמודד עם שיחות טלפון חוזרות על שעות הגעה, דרכי גישה או קודי שער, המערכת מזהה שלבים שונים במחזור חיי ההזמנה ושולחת הודעות מותאמות אישית בשפת האורח עם פרטי ההזמנה, קוד למנעול החכם, קישור לצ'ק-אין דיגיטלי והוראות התמצאות במתחם.

איך עובדת אוטומציית הוואטסאפ במערכת ROI-PMS?

המערכת פועלת לפי תרחישים מוגדרים מראש (Triggers) ומסונכרנת בזמן אמת עם יומן החדרים:

• אישור הזמנה מיידי: ברגע שהזמנה נכנסת — בין אם דרך מנוע ההזמנות הישיר באתר ובין אם מבוקינג או איירביאנבי — האורח מקבל הודעת אישור ממותגת בוואטסאפ עם סיכום הפרטים.
• הודעת טרום-הגעה (Pre-Arrival): 24 עד 48 שעות לפני הצ'ק-אין, האורח מקבל הודעה הכוללת קישור למילוי טופס פרטים, העלאת תעודה מזהה, חתימה על תקנון וניווט Waze ישיר לחניה.
• שליחת קודי גישה ביום ההגעה: עם הקצאת החדר והשלמת התשלום, המערכת שולחת אוטומטית את קוד המנעול החכם, סיסמת ה-Wi-Fi ומיקום החדר.
• בדיקת שביעות רצון במהלך השהות: הודעה אוטומטית מספר שעות לאחר הכניסה לוודא שהכל תקין, מה שמאפשר לטפל בבעיות בזמן אמת ולמנוע ביקורות שליליות.
• הודעת צ'ק-אאוט ואיסוף ביקורות: בבוקר העזיבה נשלחות הנחיות יציאה, חשבונית מס דיגיטלית וקישור מובנה להשארת ביקורת חיובית בגוגל.

היתרונות העסקיים של אוטומציית הודעות לאורחים

ניהול תקשורת דיגיטלית חכמה מספק תועלות מיידיות לתפעול ולרווחיות של מלונות, צימרים ומתחמי אירוח:

1. חיסכון דרמטי בזמן הקבלה והצוות

כאשר 80% מהשאלות הנפוצות נענות מראש בהודעת וואטסאפ ברורה ומסודרת, עומס השיחות וההודעות בקבלה יורד ביותר מ-50%. הצוות מתפנה להעניק שירות אישי ואיכותי לאורחים שנמצאים במתחם.

2. הגדלת הכנסות משירותים נלווים (Upsell)

באמצעות הודעות אוטומטיות לפני ההגעה, תוכלו להציע לאורחים תוספות בתשלום: ארוחת בוקר, עיסויי ספא, בקבוק יין לחדר, כניסה מוקדמת או יציאה מאוחרת. האורח מזמין בלחיצת כפתור מתוך הפורטל הדיגיטלי, וההזמנה מתווספת לחשבון החדר.

3. מניעת תקלות והגעה חלקה

אורחים שמקבלים מיקום מדויק, הנחיות חניה וקודי כניסה מראש נהנים מתהליך הגעה ללא חיכוך. הדבר קריטי במיוחד במתחמי אירוח הפועלים במודל ללא קבלה מאוישת (Self Check-in) או בסופי שבוע וחגים.

4. שיפור דירוג הביקורות בגוגל וברשתות

פנייה יזומה לאורח מיד לאחר עזיבה חווייתית מעלה באופן משמעותי את כמות הביקורות החיוביות. המערכת יודעת לנתב אורחים מרוצים ישירות לעמוד גוגל של העסק.

למי מתאימה המערכת?

מודול הודעות הוואטסאפ והאוטומציה מתאים לכל סוגי עסקי האירוח בישראל:

• מלונות בוטיק ומלוניות עירוניות: ייעול תהליכי קבלה ומענה מהיר לאורחי עסקים ותיירים.
• צימרים, וילות ומתחמי גלמפינג: שליחת הנחיות הגעה מפורטות וקודי כניסה אוטונומיים.
• חדרים לפי שעה ומלונות שעתיים: דיסקרטיות מלאה ושליחת קוד כניסה ברגע אישור התשלום.
• מתחמי ספא ואירוח כפרי: תיאום טיפולים ואישור הגעה מראש ללא צורך בהתקשרות ידנית.

תמיכה בריבוי שפות והתאמה אישית מלאה

ROI-PMS תומכת ב-8 שפות. המערכת מזהה את שפת האורח מתוך נתוני ההזמנה ושולחת את ההודעה בעברית, אנגלית, רוסית, ערבית או צרפתית. בנוסף, מנהל המתחם יכול לערוך את תבניות ההודעות, להוסיף שדות דינמיים (שם האורח, תאריכים, מספר חדר, סכום לתשלום) ולשלוח הודעות ידניות ישירות מתוך כרטיס ההזמנה ביומן.