תקשורת מהירה ומותאמת אישית עם האורח לאורך כל השהות
בעולם האירוח המודרני, האורחים מצפים למידע זמין ומיידי בכף ידם. הסתמכות בלעדית על הודעות דוא"ל מובילה לאחוזי פתיחה נמוכים, שאלות חוזרות לקבלה ואי-הבנות בנוגע לזמני הגעה, קודי כניסה או הנחיות חניה. שליחת הודעות וואטסאפ (WhatsApp) ו-SMS באופן אוטומטי מתוך מערכת הניהול מאפשרת לכם לשמור על קשר רציף עם האורח, לשפר את חוויית השירות ולהפחית עומס משמעותי מצוות הקבלה והשירות.
מערכת ROI-PMS כוללת מנוע אוטומציה מובנה ששולח הודעות מותאמות אישית לפי טריגרים מוגדרים מראש: החל מאישור ההזמנה, דרך הוראות הגעה מפורטות ביום הצ'ק-אין, ועד בקשת משוב לאחר העזיבה.
שלבי התקשורת האוטומטית עם האורח
1. אישור הזמנה ופרטים ראשוניים
ברגע שמתקבלת הזמנה חדשה במערכת — בין אם מאתר ההזמנות הישיר, ממוקד הטלפון או מערוץ הפצה חיצוני — המערכת שולחת הודעת וואטסאפ או SMS מיידית לאורח עם סיכום ההזמנה, מדיניות הביטול וקישור לצ'ק-אין דיגיטלי מקדים.
2. הוראות הגעה וקוד כניסה (יום הצ'ק-אין)
בשעה מוגדרת מראש בבוקר יום ההגעה, האורח מקבל הודעה הכוללת:
- מיקום מדויק ב-Waze או Google Maps.
- הנחיות חניה והסדרי כניסה למתחם.
- קוד כניסה למנעול החכם או הנחיות לאיסוף מפתח.
- שעת כניסה רשמית ופרטי קשר לשאלות דחופות.
3. הודעת ברוכים הבאים ופורטל שירות במהלך השהות
כשעה לאחר שעת הצ'ק-אין, המערכת יכולה לשלוח הודעת התעניינות קצרה: "האם הכל לשביעות רצונכם?", יחד עם קישור לפורטל השירות של המלון לצפייה בסיסמת הווי-פיי, הזמנת ארוחת בוקר, בקשת מגבות נוספות או מדריך הפעלה למתקני החדר (ג'קוזי, מיזוג, טלוויזיה).
4. תזכורת צ'ק-אאוט וקישור לתשלום
בערב שלפני העזיבה או בבוקר הצ'ק-אאוט נשלחת תזכורת ידידותית על שעת העזיבה, הנחיות לסגירת החדר ואפשרות להסדרת יתרת תשלום אונליין ללא המתנה בעמדת הקבלה.
5. בקשת משוב ודירוג ברשת
שעות ספורות לאחר הצ'ק-אאוט, המערכת שולחת הודעת תודה ומזמינה את האורח לדרג את החוויה. במידה והמשוב חיובי, האורח מופנה ישירות לעמוד גוגל של העסק להשארת ביקורת ציבורית, מה שמחזק משמעותית את הדירוג והמוניטין של המלון.
היתרונות העסקיים של אוטומציית הודעות
- חיסכון של שעות עבודה ביום: אין צורך להקליד ידנית הודעות וואטסאפ לכל אורח או להתקשר לוודא שעת הגעה.
- אחוזי פתיחה של מעל 90%: בניגוד למיילים שנבלעים בתיקיית קידומי מכירות או ספאם, הודעות וואטסאפ ו-SMS נקראות תוך דקות ספורות.
- צמצום שיחות טלפון חוזרות: מתן מידע יזום וברור על חניה, ווי-פיי וקודי כניסה מפחית דרמטית את כמות הפניות לקבלה.
- תמיכה בריבוי שפות: המערכת מזהה את שפת ההזמנה של האורח ויכולה לשלוח את ההודעות בעברית, אנגלית, ערבית, רוסית ועוד.
- הגדלת הכנסות מתוספות (Upselling): שליחת הצעות לשדרוג חדר, הזמנת טיפולי ספא או ארוחות בוקר בהודעה מקדימה לפני ההגעה.
שילוב מלא עם המנעולים החכמים ויומן ההזמנות
מנוע ההודעות של ROI-PMS אינו עומד בפני עצמו — הוא מסונכרן בזמן אמת עם יומן ההזמנות, מודול המנעולים החכמים ומערכת החשבוניות. כאשר משתנה חדר, נדחה מועד ההגעה או נוצר קוד כניסה חדש במנעול הדלת, המערכת שואבת את הנתונים המעודכנים ושולחת אותם אוטומטית, ללא כל צורך בהתערבות ידנית של מנהל המשמרת.